Integritetspolicy

1. Allmänt

Äldrekontakt ("Äldrekontakt" eller "vi") tar seriöst på den personliga integriteten för alla som vi på något sätt samlar in personuppgifter om. De personer som vi samlar in personuppgifter om kan delas in i fyra olika grupper, nämligen:

i) De personer som är eller önskar bli gäster på våra fikaträffar och andra sociala aktiviteter (”Gäster”)

ii) De personer som är eller önskar bli volontärer och hjälper till vid fikaträffar, events och andra sociala aktiviteter exempelvis genom att vara chaufför eller värd för fikaträff (”Volontär”)

iii) De personer som är besökare på våra webbsidor, våra plattformar i sociala medier, ex Facebook, Instagram och Linkedin, ("Digitala Kanaler"),

iv) De personer som bidrar ekonomiskt till vår verksamhet genom att donera medel eller lämna andra gåvor till vår verksamhet (”Givare”)

De kategorier av personuppgifter som behandlas, ändamålen och grunderna för behandlingen skiljer sig något åt mellan de ovan angivna grupperna och vi har därför specificerat för varje grupp hur och för vilka ändamål vi samlar in information.

Vår målsättning är att du ska känna dig säker på att din personliga integritet respekteras och att dina personuppgifter behandlas korrekt. Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av Äldrekontakt endast används för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst. All behandling av personuppgifter inom Äldrekontakt sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

2. Äldrekontakts behandling av personuppgifter samt laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

2.1 Gäster

Personuppgifter som behandlas om Gäster är uppgifter om namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, hälsa och livssituation.

Ändamålet med behandlingen är att bedöma om Gästen tillhör den målgrupp som vi riktar oss mot enligt våra stadgar, registrera medlemskap i vårt medlemsregister samt – beträffande uppgifter om hälsa och livssituation – för att kunna planera och genomföra våra träffar med hänsyn tagen till varje Gästs trygghet och säkerhet.

Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna fullgöra avtal om medlemskap i

Äldrekontakt och för att vi ska kunna fullgöra vår rättsliga förpliktelse att föra medlemsregister. Personuppgifter som rör hälsa och livssituation behandlas endast om samtycke har lämnats till sådan behandling.

2.2 Volontärer

Personuppgifter som behandlas om Volontärer är namn, adress, e-post, telefonnummer och i vissa fall arbets- och boendeförhållanden inkl. typ av bil.

Ändamålet med behandlingen är att kunna bedöma vilka som är lämpliga volontärkandidater, komma i kontakt med Volontären för att administrera och organisera våra fikaträffar och andra sociala aktiviteter. Behandlingen sker dels på grundval av att Volontären vid anmälan som Volontär lämnat samtycke till behandlingen och dels på grund av vårt berättigade intresse att kunna organisera träffar och andra aktiviteter där Volontären deltar.

2.3 Besökare på Digitala Kanaler

När någon besöker/använder våra Digitala Kanaler (”Besökare”) eller kommunicerar med oss i våra Digitala Kanaler kan vi komma att samla in uppgifter om Besökarens namn, adress, postadress, e-postadress, telefonnummer, identifikationsuppgifter, ärende, information om Besökarens användning av våra Digitala Kanaler, platsinformation, information rörande Besökarens profil och interaktioner på tredjepartsplattform från leverantören av densamma.

Insamlingen sker exempelvis genom att Besökaren anger sina personuppgifter i olika formulär i våra Digitala Kanaler, exempelvis i samband med att Besökaren anmäler sig som Volontär, Gäst, deltagare i våra Telefonträffar, Givare eller mottagare av vårt nyhetsbrev, eller när Besökaren kommunicerar med Äldrekontakt via våra plattformar i sociala medier, lämnar synpunkter via e-post eller telefon eller anmäler sig till evenemang som Äldrekontakt anordnar.

Vi kan också komma att samla in tekniska data om de enheter Besökaren använder när denne besöker våra Digitala Kanaler, som exempelvis IP-adress, unikt enhets-ID och typ av webbläsare.

De personuppgifter som samlas in i anslutning till Besökarens användande av våra Digitala Kanaler används för följande ändamål:

i) För att vi ska kunna behandla av Besökaren framförda önskemål om att bli exempelvis volontär, gäst, deltagare i Telefonträffar, Givare, samarbetspartner eller mottagare av nyhetsbrev;

ii) För att vi ska kunna kommunicera med Besökaren via telefon, e-post, webbformulär och i våra konton i sociala medier;

iii) Skicka kvitto, tacka för gåvor och informera om kommande kampanjer och aktiviteter;

iv) För att administrera undersökningar, erbjudanden eller tävlingar, m.m.;

v) För marknadsföringsändamål, däribland för marknadsföring via post, email och sms/mms (som kan väljas bort via en länk i varje utskick som görs via email eller sms/mms)

vi) För att ta fram statistik över användningen av våra Digitala Kanaler och dess tjänster; och

vii) För att underhålla, utveckla, testa och förbättra våra Digitala Kanaler och de tekniska plattformar som de tillhandahålls på.

Vi behandlar personuppgifterna för att fullgöra ett avtal med Besökaren eller för att vidta åtgärder på begäran av Besökaren innan ett sådant avtal ingås och då vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter, t.ex. ett intresse av att få marknadsföra oss mot Besökare på våra Digitala Kanaler eller ett intresse av att utveckla våra Digitala Kanaler.

2.4 Givare

Äldrekontakt samlar in och använder personlig information från Givare som inkluderar: belopp, adress, telefonnummer, kommentarer, Givarens namn och e- postadress.

Äldrekontakt kommer att använda Givares kontaktinformation (e-post, telefonnummer och adress) för dessa ändamål:

i) Ge kvitton för donationer,

ii) Tacka Givare för deras donation,

iii) Informera Givare om kommande insamlingar och andra aktiviteter för Äldrekontakt,

iv) Intern analys och registrering,

v) Eventuell rapportering till berörda myndigheter.

Information om våra Givare i anonymiserad form kan användas av oss för marknadsförings- och insamlingsaktiviteter. Du som Givare får möjlighet att välja om ditt namn ska publiceras eller inte när du lämnar din donation. Detta sker genom att du väljer ”anonym” när du registrerar din gåva. Gör du inte valet att vara anonym kommer ditt namn att publiceras tillsammans med gåvan. Kommentarer som ges av Givaren i formulär publiceras i offentliga listor och kan användas av Äldrekontakt i marknadsföringssyfte.

All åtkomst till Givarens finansiella information är begränsad till de personer inom Äldrekontakt som måste behandla dessa uppgifter. Inga sådana uppgifter ges till någon person, organisation eller grupp som inte behöver tillgång till dessa uppgifter. Skattelagstiftningen i Sverige kräver dock att Äldrekontakt registrerar storleken på varje gåva. Äldrekontakt kan också behöva delge Givares namn till myndigheter.

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra ett avtal med Givaren samt för att fullgöra vår rättsliga förpliktelse att redovisa vår verksamhet. Vi behandlar även dina personuppgifter för att vi har ett berättigat intresse att marknadsföra vår verksamhet.

2.5 Generellt för alla grupper om behandling av personuppgifter för vårt nyhetsbrev

Vi behandlar även dina personuppgifter för att skicka ut vårt nyhetsbrev till dig.

Personuppgifterna som vi behandlar för att kunna skicka ut vårt nyhetsbrev till dig behandlar vi på grundval av vårt berättigade intresse av att uppdatera dig om vår verksamhet och ge dig relevant information. Du kan när som helst meddela oss att du inte längre önskar motta vårt nyhetsbrev.

2.6 Generellt för alla grupper om fotografier

Vi behandlar även bilder som vi tagit på dig vid våra träffar och sociala aktiviteter som du deltagit vid. Eftersom Äldrekontakt är en ideell förening som finansieras genom bidrag från myndigheter, kommuner, företag och allmänheten behöver vi kunna informera om vår verksamhet till omvärlden. För detta ändamål kan vi därför komma att publicera bilderna i olika kanaler (exempelvis på Internet och i tidningar) där Äldrekontakt informerar om sin verksamhet.

Behandlingen av bilderna på dig sker på grundval av vårt berättigade intresse av att sprida information om vår verksamhet.

3. Säkerhet och Lagring av personuppgifter

Alla personuppgifter som samlas in av Äldrekontakt förvaras i en konfidentiell databas och behandlas endast av personer inom Äldrekontakt samt, då så krävs för att fullgöra en viss tjänst, av vissa leverantörer till Äldrekontakt (se nedan under ” Begränsningar i utlämnande av personuppgifter”).

Vi skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar.

Tekniska lösningar innefattar bland annat att tillse att brandväggar och virusskydd är uppdaterade samt att använda moderna och uppdaterade program. Äldrekontakt använder endast online-tjänster vars betalningshantering är i högsta klass vad avser trygghet och gott rykte. Äldrekontakt lagrar inte, och har heller inte tillgång till, din kreditkortsinformation, ditt bankkontonummer, eller andra data som skickas för bearbetning.

Organisatoriskt krävs interna behörigheter för tillgång till samtliga av Äldrekontakts system som hanterar personuppgifter. Anställda på Äldrekontakt samt våra leverantörer som hanterar personuppgifter ska följa vår informationssäkerhetspolicy. Personuppgifter behandlas endast av de som behöver tillgång till uppgifterna för att kunna fullgöra våra åtaganden.

4. Hur länge sparar vi dina personuppgifter

För Gäster och Volontärer sparas personuppgifterna så länge som Gästen eller Volontären är medlem i Äldrekontakt och därefter, av redovisningsskäl, i maximalt fem ytterligare år.

Personuppgifter för övriga grupper samt fotografier kommer att behandlas av oss endast så länge som det behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller för att fullgöra Äldrekontakts rättsliga skyldigheter.

5. Begränsningar i utlämnande av personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in om dig kommer inte att säljas eller överlåtas till någon annan organisation eller företag utan ditt samtycke, förutom

i) då så krävs för att genomföra en begäran och/eller överföring, t.ex. för att ta emot en gåva,

ii) till eventuella bidragsgivare som kräver att vi uppvisar medlemsregister för att bevisa vår verksamhet under de år vi mottagit bidrag

iii) då vi beträffande Givare publicerar Givares namn i anslutning till information om gåva om Givaren inte har valt att vara anonym.

iv) om det i övrigt krävs av oss enligt lag, förordning, författning eller myndighetsbeslut.

Därtill anlitar Äldrekontakt externa samarbetspartners (leverantörer) att utföra uppgifter för Äldrekontakts räkning, t.ex. för att tillhandahålla IT-tjänster, betalningslösningar eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Sådana leverantörer kan till följd av typen av tjänster de levererar få tillgång till vissa personuppgifter. Äldrekontakt ingår alltid avtal med sådana leverantörer för att säkerställa en hög skyddsnivå för dina personuppgifter även hos våra samarbetspartners.

Alla våra leverantörer är belägna inom EU/EES. För det fall vi måste överföra dina personuppgifter till tredje part utanför EU/EES – och detta inte är ett land som redan är godkänt enligt gällande personuppgiftslagstiftning - kommer vi att informera dig om detta och redovisa vilket skydd som finns för personuppgifterna.

Äldrekontakt kommer inte att lämna ut dina personuppgifter i någon annan utsträckning än vad som beskrivs ovan i denna punkt 5.

6. Externa länkar

Denna integritetspolicy gäller för information som Äldrekontakt behandlar om dig. Äldrekontakts Digitala Kanaler kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbsida/webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgifts- behandling som gäller för den aktuella sidan

7. Rätt till information och rätt att inge klagomål

Du har rätt att när som helst begära att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig, att få felaktiga personuppgifter rättade, att Äldrekontakt ska sluta behandla samt radera dina personuppgifter, att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, att utöva din rätt till dataportabilitet, samt att invända mot behandlingen av personuppgifterna. Vänligen kontakta i sådant fall Äldrekontakt på adress som anges nedan i punkt 8.

Notera att om du begär att dina personuppgifter ska raderas så innebär det normalt att du inte längre kan delta i vår verksamhet. Vi kan också, trots att du har begärt radering, vara skyldiga att ändå spara vissa personuppgifter för att uppfylla vissa skyldigheter enligt lag, förordning, myndighets beslut eller för redovisning till bidragsgivare.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

8. Kontaktinformation

8.1 Personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter är Äldrekontakt (org 802443-2364). Om du har frågor rörande hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta Äldrekontakt på info@aldrekontakt.se eller via post till:

Äldrekontakt, Norrsken House, Box 97
Birger Jarlsgatan 57c
113 56 Stockholm

9. Ändring av denna integritetspolicy

Äldrekontakt kan komma att från tid till annan göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på Äldrekontakts webbsidor. Vi kan också komma att använda dina personuppgifter för att skicka ut information om vår vid var tid aktuella integritetspolicy till dig.

—

Senast uppdaterad: 2018-05-17